Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Xe Ô Tô Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

Xuất hoá đơn trong dịch vụ cho thuê xe ô tô là điều nhất thiết phải làm. Khi xuất hóa đơn cho thuê xe ô tô, bên cho thuê cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, phần mềm hóa đơn điện tử và thông tin xe. Trong khi đó, bên thuê xe cần cung cấp thông tin pháp lý và hình thức thanh toán. Hóa đơn cần thể hiện rõ thông tin hai bên, mô tả dịch vụ, giá cước, thuế suất GTGT (thường là 10%) và được lập ngay khi hoàn tất cung cấp dịch vụ, kể cả khi chưa thu tiền. Nếu thu tiền trước hoặc giữa chừng, hóa đơn phải xuất tại thời điểm thu. Các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định từ 1/7/2025, đảm bảo lưu trữ, ký số và đăng ký hợp lệ.

Hoài Travel là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cho thuê xe du lịch Đà Nẵng – Hội An, cung cấp xe chất lượng cao, giá minh bạch và đội ngũ tài xế chuyên nghiệp. Đơn vị luôn sẵn sàng xuất hóa đơn đầy đủ theo yêu cầu khách hàng và quy định pháp luật, giúp đảm bảo tính minh bạch, quyền lợi cho cả hai bên khi sử dụng dịch vụ.

Checklist Nhanh: Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Xuất Hóa Đơn?

Đối với Bên Cho Thuê

Là bên có nghĩa vụ xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô và kê khai thuế. Do đó, các bạn cần đảm bảo rằng mọi thông tin và chứng từ cung cấp đều chuẩn xác. Những điều cần chuẩn bị trước khi xuất hoá đơn là:

✅ Phần mềm hóa đơn điện tử đã sẵn sàng.

✅ Hợp đồng thuê xe đã được hai bên ký kết.

✅ Thông tin chi tiết xe: Biển số xe, loại xe.

Đối với Bên Thuê

Là bên cần hoá đơn để kê khai các khoản chi phí hợp lệ cũng như khấu trừ thuế GTGT đầu vào, giảm trừ thu nhập chịu thuế TNDN. Những điều bên thuê cần chuẩn bị là:

✅ Thông tin pháp lý chính xác: Tên công ty, địa chỉ, MÃ SỐ THUẾ.

✅ Xác nhận hình thức thanh toán.

✅ Email nhận hoá đơn điện tử

Hướng dẫn 4 bước xuất hóa đơn cho thuê xe ô tô chi tiết

Bước 1: Lập hợp đồng thuê xe điền đủ thông tin

Ở bước đầu, bên cho thuê và bên thuê cần ngồi lại và bàn bạc, thống nhất những điều khoản trong hợp đồng cho thuê xe ô tô. Nội dung bào gồm: loại xe, thời gian thuê, quãng đường di chuyển, giá cước, phương thức thanh toán,…

Bước 2: Xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô

Căn cứ vào những thông tin có trên hợp đồng, bên cho thuê sẽ lập hoá đơn rõ ràng với những nội dung:

• Hoá đơn Giá trị Gia Tăng hoặc Hoá Đơn Bán Hàng
• Thông tin bên cho thuê: Tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế
• Thông tin bên thuê: Tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế
• Mô tả dịch vụ: Cung cấp đầy đủ thông tin về loại xe, thời gian thuê, quãng đường di chuyển, giá cước,…
• Số tiền: Tổng số tiền bên thuê phải thanh toán. Trong tổng chi phí này cần ghi rõ là đã bao gồm hoặc chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Thuế GTGT: Ghi rõ thuế suất (thường là 10%) và số tiền thuế GTGT.
• Tổng cộng: Tổng số tiền bên thuê cần thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.
• Ngày lập hóa đơn: Được xem là ngày 2 bên ký kết hợp đồng

Bước 3. Gửi hóa đơn cho bên thuê xe

Sau khi lập, hoá đơn sẽ được gửi tới cho bên thuê xác nhận.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn sau khi xuất

Bên thuê cần phải có trách nhiệm kiểm tra và check kỹ các thông tin trên hoá đơn. Sau khi xuất mỗi bên được quyền giữ 1 bản.

Các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn cho thuê xe

Xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô đơn giản, không phức tạp như nhiều người nghĩ. Thế nhưng, các nội dung trong hoá đơn cần phải được chuẩn chỉnh và đảm bảo quyền lợi 2 bên. Để đảm bảo rằng, 2 bên không vướng vào những tranh chấp không đáng có, khi lập hoá đơn cho thuê xe cần lưu ý rằng:

Mức thuế GTGT áp dụng cho dịch vụ thuê xe bao nhiêu?

Mức thuế GTGT được áp dụng cho dịch vụ cho thuê ô tô thông thường là 10%. Đây là mức thuế phổ biến và gần như được áp dụng cho mọi dịch vụ ở Việt Nam. 

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng:

• Nếu bên cho thuê xe ô tô là doanh nghiệp thì được phép xuất hoá đơn khấu trừ GTGT 10%
• Nếu là hộ kinh doanh, cá nhân cho thuê xe thì không được xuất hoá đơn GTGT mà có thể lập biên lai thu tiền, hoá đơn bán hàng. Tất nhiên, trong quá trình này, các bạn cũng cần cung cấp những chứng từ mang tính pháp lý như hợp đồng, bảng kê khai mua hàng, phiếu chi…

Thời điểm xuất hóa đơn thuê xe khi nào?

Dựa theo quy định của pháp luật hiện hành, hoá đơn cho thuê xe ô tô cần được lập ngay khi cả 2 bên cho thuê, bên thuê hoàn thành việc cung cấp dịch vụ Thời điểm xuất hoá đơn này không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa.

Ví dụ:

Nếu bạn cho bên B thuê xe theo chuyến Đà Nẵng đi Hội An và kết thúc trong ngày. Bên cho thuê cần xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô ngay khi 2 bên nhất trí các điều khoản thuê và sử dụng dịch vụ.

Quy định này được đưa ra với mục đích đảm bảo tính kịp thời và ghi nhận chuẩn về doanh thu, nghĩa vụ thuế. 

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ hạch toán ra sao

Có khá nhiều trường hợp bên cho thuê xe thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ. Nếu xét trong trường hợp này, thời điểm xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô là ngày thu tiền. Khi dịch vụ hoàn thành và còn có phần tiền chưa thu, hoá đơn sẽ được lập vào thời điểm mà dịch vụ kết thúc.

Ví dụ:

Bạn cho khách thuê xe ô tô 3 ngày, số tiền thu trước là 50%. Bạn phải xuất hoá đơn cho 50% số tiền đã nhận này vào ngày thu tiền. Sau khi kết thúc 3 ngày, bên thuê có nghĩa vụ phải thanh toán 50% số tiền còn lại. Lúc này, bạn sẽ tiếp tục phải xuất hoá đơn cho phần tiền được hoàn thiện này.

Có thể sử dụng hóa đơn điện tử được không?

CÓ THỂ.

Ở thời điểm hiện tại, việc sử dụng hoá đơn điện tử đang dần trở nên phổ biến và được khuyến khích. Hơn nữa, theo những điều luật mới thay đổi từ ngày 1/7/2025, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bắt buộc phải xuất hoá đơn điện tử.

Vì thế, bạn có thể xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô điện tử với tiêu chí là đảm bảo tính pháp lý và được quy định theo đúng luật. Việc sử dụng loại hoá đơn này cũng sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích lớn như:

• Tiết kiệm tối đa các khoản chi phí in ấn, lưu trữ hay gửi hoá đơn

• Thuận tiện hơn, chỉ cần kết nối máy tính với mạng internet để in hoá đơn
• Dữ liệu hoá đơn được lưu trữ một cách an toàn nhất
• Dễ dàng quản lý và tra cứu các hoá đơn 

Tuy nhiên, hãy lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử rằng:

• Phải đăng ký với cơ quan thuế
• Đảm bảo hoá đơn điện tử được lập và ký số theo đúng quy định pháp luật
• Lưu trữ hoá đơn theo quy định

Đặt xe ô tô vivu Đà Nẵng – Hội An cùng Hoài Travel

Hoài Travel là lựa chọn tuyệt nhất cho những ai đang có ý định thuê xe Đà Nẵng đi Hội An với giá rẻ – uy tín – chất lượng. Đơn vị “lão làng” trong ngành với hơn 15 năm kinh nghiệm và phục vụ hơn 10.000 du khách. Hoài Travel luôn hiểu rõ các nỗi lo và mong cầu của quý khách khi sử dụng dịch vụ. Vì thế, trong nhiều năm qua, đơn vị liên tục cải tiến và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho quý khách hàng.

Tại Hoài Travel, quý khách có thể an tâm rằng:

• Chất lượng xe vượt trội: Hoài Travel có hệ thống xe du lịch đa dạng từ 4 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ và nhiều hơn thế nữa. Chúng tôi cung cấp đủ mọi loại hình xe phục vụ cho nhu cầu du lịch cá nhân, gia đình, cặp đôi… Xe được bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo sự an toàn cho khách hàng khi sử dụng xe
• Đội ngũ tài xế tận tâm: Tài xế tại Hoài Travel đều là những người dày dặn kinh nghiệm, xử lý mọi vấn đề tình huống bất ngờ nhanh và am hiểu tuyến đường. Họ không chỉ mang đến cảm giác đi xe tuyệt vời mà còn đóng vai trò là người bạn đồng hành không thể thiếu trong suốt hành trình.

• Giá xe Đà Nẵng đi Hội An minh bạch rõ ràng: Hoài Travel có xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô theo đúng nhu cầu của khách hàng và quy định pháp luật

• Hỗ trợ khách hàng 24/24: Mọi vấn đề khách hàng liên hệ đến, chúng tôi đều sẵn lòng hỗ trợ.

Liên hệ ngay tới chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn:

HOÀI TRAVEL

Tổng Kết

Có thể thấy rằng, các bước xuất hoá đơn cho thuê xe ô tô không phức tạp như nhiều người vẫn thường nhầm tưởng. Thông qua hoá đơn, cả 2 bên thuê và bên cho thuê đều rõ ràng, minh bạch về chi phí, đảm bảo quyền lợi. Hoài Travel cũng đặc biệt đồng tình và luôn luôn xuất hoá đơn theo đúng quy định pháp luật